Máte Pohodu, máte faktury v PDF a máte pocit, že by to šlo rychleji. Každý měsíc strávíte hodiny přepisováním dat z faktur do účetního systému — číslo faktury, IČO dodavatele, položky, DPH. Přitom existují nástroje, které tohle udělají za vás. Stačí je správně propojit.
Propojení OCR nástroje s Pohodou není raketová věda, ale vyžaduje správný postup. Pokud vás zajímá, jak vytěžování dat funguje, přečtěte si nejprve úvodní článek. V tomto článku vám ukážeme krok za krokem, jak nastavit automatické zpracování faktur od nahrání PDF až po import do Pohody. Zaměříme se na praktické řešení pomocí MIKISI, ale principy platí i pro jiné nástroje.
Na konci článku budete mít jasnou představu o celém procesu a budete schopni propojení nastavit sami — bez IT specialisty, bez složitého programování. Stačí základní znalost Pohody a chuť ušetřit si čas.
Článek je určený pro uživatele Pohody (E1, SQL, MDB), kteří chtějí automatizovat zpracování přijatých faktur a už se nechtějí zdržovat ručním přepisováním.
Obsah
- Jak propojení funguje — základní princip
- Varianta 1: XML import (pro všechny verze Pohody)
- Varianta 2: mServer — přímé propojení
- Nastavení krok za krokem
- Řešení častých problémů
- Časté dotazy
Jak propojení funguje — základní princip
Celý proces má tři fáze:
- Nahrání faktury — PDF nebo foto do OCR nástroje
- Vytěžení dat — AI přečte fakturu a extrahuje data
- Import do Pohody — data se přenesou do účetního systému
Propojení se týká třetí fáze — jak dostat vytěžená data z OCR nástroje do Pohody. Existují dvě hlavní varianty:
| Varianta | Jak funguje | Pro koho |
|---|---|---|
| XML import | Stáhnete soubor, importujete v Pohodě | Všechny verze Pohody |
| mServer (BETA) | Přímý přenos dat bez stahování | Pohoda SQL s mServerem |
📌 Důležité: XML import funguje v každé verzi Pohody a je plně podporovaný. mServer integrace je v MIKISI aktuálně v beta verzi a vyžaduje Pohodu SQL + instalaci doplňku. Pokud si nejste jistí, začněte s XML importem — funguje spolehlivě a zvládnete ho za 5 minut.
Varianta 1: XML import (pro všechny verze Pohody)
XML import je nejjednodušší způsob propojení. OCR nástroj vygeneruje soubor ve formátu, který Pohoda umí naimportovat. Vy soubor stáhnete a importujete — hotovo.
Jak to funguje v praxi
- Nahrajete faktury do MIKISI
- Systém vytěží data a zobrazí je ke kontrole
- Po kontrole kliknete na "Export do Pohody"
- Stáhne se XML soubor
- V Pohodě: Soubor → Import dat → vyberete XML
- Pohoda naimportuje faktury do agendy Přijaté faktury
Výhody XML importu
- Funguje v každé verzi Pohody (E1, SQL, MDB)
- Žádné nastavování na straně Pohody
- Plná kontrola — vidíte co importujete
- Funguje offline
Nevýhody XML importu
- Ruční krok (stažení souboru, import)
- U více firem opakujete pro každou agendu
Příklad z praxe: Účetní zpracovává faktury pro 5 klientů v Pohodě. Každý týden nahraje faktury do MIKISI, vytěží je hromadně, pak exportuje XML pro každého klienta zvlášť. Import do Pohody trvá 2 minuty na klienta. Celkem 10 minut týdně místo 3 hodin ručního přepisování.
Varianta 2: mServer — přímé propojení BETA
⚠️ Upozornění: Propojení přes mServer je v MIKISI aktuálně ve fázi beta testování. Pro zprovoznění je nutné nainstalovat doplněk na straně uživatele. Pokud máte zájem o beta testování, kontaktujte nás na [email protected]. Pro běžné použití doporučujeme spolehlivý XML import.
mServer je služba od Stormware, která umožňuje automatickou komunikaci s Pohodou. Místo stahování XML souborů se data přenesou přímo — bez vašeho zásahu.
Co je mServer
mServer je API rozhraní pro Pohodu SQL. Běží jako služba na vašem serveru (nebo v cloudu) a přijímá požadavky na čtení/zápis dat. Aplikace třetích stran (e-shopy, CRM, OCR nástroje) přes něj komunikují s Pohodou.
Jak to funguje s MIKISI
- V MIKISI nastavíte přístup k mServeru (URL, přihlašovací údaje)
- Nahrajete a vytěžíte faktury jako obvykle
- Místo "Export XML" kliknete "Odeslat do Pohody"
- Data se přenesou automaticky — žádné stahování souborů
- V Pohodě se faktury objeví v agendě
Výhody mServeru
- Plná automatizace — bez ručních kroků
- Méně chyb (žádné ruční kopírování souborů)
- Podpora více agend (automaticky podle IČO)
Nevýhody mServeru
- Vyžaduje Pohodu SQL + licenci mServer
- Komplexnější nastavení
- Závislost na síťovém připojení
💡 Tip: Doporučujeme začít s XML importem — je spolehlivý, nevyžaduje žádnou instalaci a funguje ve všech verzích Pohody. Až budete s vytěžováním spokojeni a budete zpracovávat větší objemy, můžete zvážit přechod na mServer (po ukončení beta fáze).
Nastavení krok za krokem
Krok 1: Registrace v MIKISI
Přejděte na mikisi.cz/register a vytvořte účet. Free tarif nabízí 10 dokladů měsíčně zdarma — dost pro otestování. Zadejte email, heslo a IČO vaší firmy.
Krok 2: Nahrání první faktury
Po přihlášení klikněte na "Nahrát doklad". Vyberte PDF fakturu z počítače nebo přetáhněte soubor. Systém fakturu zpracuje za 5-15 sekund.
Krok 3: Kontrola vytěžených dat
Zobrazí se extrahovaná data vedle originálu faktury. Zkontrolujte:
- Číslo faktury
- Dodavatel (IČO, název, adresa)
- Částky (základ, DPH, celkem)
- Datum vystavení, DUZP, splatnost
Pokud je vše správně, pokračujte. Pokud ne, opravte a uložte.
Krok 4: Export do Pohody
Klikněte na "Export" → "Pohoda XML". Stáhne se soubor faktury_export_YYYY-MM-DD.xml.
Krok 5: Import v Pohodě
Otevřete Pohodu, přejděte do agendy Přijaté faktury. Menu: Soubor → Import dat → XML import. Vyberte stažený soubor. Pohoda naimportuje faktury a zobrazí protokol.
⚠️ Pozor: Před prvním importem doporučujeme zazálohovat data. Import je nezvratný — importované faktury nelze hromadně smazat.
Nastavení mServeru (pokročilé) — BETA
Propojení přes mServer je v MIKISI ve fázi beta a vyžaduje:
- Pohodu SQL s aktivní licencí mServer
- Instalaci MIKISI Connector doplňku na vašem serveru
- Konfiguraci síťového přístupu
Pokud máte zájem o beta testování mServer integrace, kontaktujte nás na [email protected] — pomůžeme s instalací a konfigurací.
Pro většinu uživatelů je XML import plně dostačující a nevyžaduje žádnou instalaci navíc.
Řešení častých problémů
"Pohoda hlásí chybu při importu"
Nejčastější příčiny:
- Duplicitní číslo faktury — faktura s tímto číslem už existuje. Zkontrolujte v agendě.
- Neplatné IČO dodavatele — ověřte v ARES. Pokud firma neexistuje, kontaktujte dodavatele.
- Špatný formát data — data musí být ve formátu DD.MM.RRRR.
"XML soubor je prázdný"
Zkontrolujte, že máte vybrané faktury k exportu. V MIKISI musíte faktury označit (zatržítko) před exportem.
"mServer neodpovídá"
Ověřte:
- Běží služba mServer? (Služby Windows → Pohoda mServer)
- Je správná URL a port?
- Není blokováno firewallem?
- Máte správné přihlašovací údaje?
"Faktury se importují, ale bez položek"
Zkontrolujte nastavení v Pohodě: Nastavení → Přijaté faktury → Položky. Musí být povoleno "Doklad obsahuje položky".
💡 Tip: Pokud máte problém, který nevyřešíte, napište na [email protected] s popisem situace a screenshotem chyby. Podpora odpovídá do 24 hodin.
Časté dotazy
Funguje propojení i s Pohodou MDB (stolní verzí)?
XML import funguje bez problémů — je to standardní funkce Pohody dostupná ve všech verzích včetně MDB. mServer vyžaduje Pohodu SQL, ale pro většinu uživatelů je XML import dostatečný. Proces je stejný: stáhnete XML z MIKISI, importujete v Pohodě. Pohoda MDB zvládne import bez dalšího nastavování.
Kolik faktur mohu importovat najednou?
Technicky není limit — Pohoda zvládne import stovek faktur v jednom XML souboru. Prakticky doporučujeme importovat maximálně 50-100 faktur najednou, abyste měli přehled o případných chybách. U větších objemů je lepší rozdělit na více dávek. MIKISI umožňuje exportovat vybrané faktury, takže můžete snadno kontrolovat menší skupiny.
Co když mám více firem v Pohodě?
Pro každou firmu (agendu) exportujete samostatný XML soubor. V MIKISI můžete spravovat více IČO z jednoho účtu a filtrovat faktury podle firmy. Pak exportujete XML pro každou firmu zvlášť a importujete do příslušné agendy. S mServerem (po ukončení beta fáze) to bude automatické — systém pozná podle IČO, do které agendy fakturu odeslat.
Přenesou se i přílohy (PDF faktury)?
XML import přenáší pouze data, ne přílohy. Originální PDF zůstává v MIKISI, kde si ho můžete kdykoliv stáhnout. Některé firmy řeší archivaci tak, že PDF pojmenovávají podle čísla faktury a ukládají do složky propojené s Pohodou. Pro plnou integraci příloh je potřeba pokročilejší nastavení s mServerem.
Je import bezpečný? Nepřepíše mi stávající data?
Import přidává nové záznamy, nepřepisuje stávající. Pohoda kontroluje duplicity podle čísla faktury — pokud faktura s daným číslem už existuje, import ji přeskočí a nahlásí chybu. Vaše stávající data zůstanou nedotčena. Přesto doporučujeme před prvním importem zazálohovat — pro jistotu.
Shrnutí
Propojení OCR nástroje s Pohodou výrazně urychlí zpracování faktur. XML import zvládne každý během několika minut — není potřeba IT specialista ani složité nastavování. Pro pokročilé uživatele s Pohodou SQL připravujeme přímé propojení přes mServer (aktuálně v beta verzi). Klíčem k úspěchu je začít jednoduše: vyzkoušejte Free tarif, otestujte na pár fakturách a postupně rozšiřujte.
Chcete propojení vyzkoušet?
Zaregistrujte se v MIKISI zdarma — 10 dokladů měsíčně bez závazku. Nahrajte první fakturu a za 5 minut budete mít data připravená k importu do Pohody.
Potřebujete pomoct s nastavením? Napište na [email protected] nebo zavolejte +420 608 772 227.